Aus dem Alltag des Projektleiters Teil 3

Foto: DB Netz AG/ Thomas Kiewning

Hallo und herzlich willkommen zurück zu unserem Teil drei der Blog-Reihe.

Im ersten Teil des Beitrages ging es um die Nachbereitung einer Projektpräsentation als ersten Schritt der Vorbereitung der nächsten Präsentation. Im heutigen Teil stelle ich Ihnen den Ablauf unmittelbar vor dem Termin vor.

Etwa zwei Tage vor einer Projektvorstellung beginnt die eigentliche Vorbereitung. Ich schaue mir die aktuelle Präsentation nochmals an, insbesondere wenn durch die Projektkommunikation Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen wurden.

Dann beschäftige ich mich mit dem Auditorium. Wer werden meine Zuhörer:innen sein? Wer ist Veranstalter? Wo und in welchem Format findet die Veranstaltung statt?

Ganz wichtig ist es mir, dass ich mich im Vorfeld mit den möglichen Erwartungen, Fragen und Anliegen beschäftige, die mich erwarten können. Gerne nutze ich dazu den täglichen Auslauf mit den Hunden – hierbei kann ich wunderbar darüber nachdenken welche Fragestellungen aufkommen können und welche Antworten hierauf von mir sinnvoll sind. Manchmal entdecke ich dabei, dass mir doch noch eine Information zum Projekt fehlt. In diesem Fall nutze ich die große Fachkompetenz meines Teams und hole mir das fehlende Wissen von dort.

Schließlich steht noch ein wenig Recherche an – welche Themen im Allgemeinen sind bei meinem Gastgeber gerade aktuell? Was bewegt die Menschen, auf die ich treffen werde, im Augenblick? Gibt es bereits eine Positionierung, eine Aussage zum Bahnprojekt Ulm-Augsburg?

Haben wir dort schon einmal einen Termin gehabt? Was wurde damals besprochen, woran kann ich im Gespräch evtl. anknüpfen?

Wenn diese Schritte erledigt sind, fühle ich mich bereits gut gerüstet und vorbereitet.

Die letzte Stunde vor einer Projektvorstellung gehört dann noch einmal weitestgehend dem Termin. Neben Dingen wie Kontrolle von Technik und Kleidung stimme ich mich gedanklich ein. Ich gehe noch einmal die Präsentation durch, rekapituliere die Kernbotschaften für den Termin, rufe mir die möglichen Fragestellungen und Antworten ins Gedächtnis.

Etwa 30 Minuten vorher beginne ich mit Sprech- und Entspannungsübungen, um meine Stimme vorzubereiten. Ähnlich wie sich Sänger vor einem Auftritt einsingen müssen, ist es auch für Sprecher eine große Erleichterung sich und die eigene Stimme aufzuwärmen. Mache ich das nicht, merke ich selbst, dass die ersten Minuten meine Stimme eher hart und mein Gesichtsausdruck verspannt ist. Da ich dabei durchaus mal komische Geräusche von mir gebe, warne ich immer alle Anwesenden vor – nicht, dass da falsche Schlüsse gezogen werden.

Die letzten Minuten sind immer aufregend! Noch schnell ein Schluck Wasser, letzter Kleidercheck. Sitzen die Haare einigermaßen? Läuft die Technik? Bei Präsenzveranstaltungen: Wo sitze ich?

Gleich geht’s los, die Nervosität steigt stark an. Weiß ich noch alles? Wo sollen die Hände hin? Was mach ich mit den Beinen? Habe ich keinen Fleck am Hemd?  Wo bin ich heute? Was will ich heute unbedingt loswerden? Ist die Brille sauber und sitz richtig?

Tja – und dann ist es wieder soweit: Hallo und herzlich willkommen! Mein Name ist Markus Baumann und ich bin der Leiter des Bahnprojekts Ulm-Augsburg….

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